Customs Eye draagt bij aan snelheid waar logistiek zo bij gebaat is

Dit is een interview in het kader van de Innovatie Barometer Overheid 2025.

Hulpmiddel voor huisarts aan de grens

Van Schelven: “Naast de fiscale taken heeft de Douane een beschermingstaak. Onze mensen controleren of de goederen die over de grens gaan voldoen aan eisen van veiligheid, gezondheid, economie en milieu. Die zogeheten VGEM-taak is ontzettend breed.”

Veltman: “We hebben het onder meer over controle op de naleving van productveiligheidsnormen (denk aan speelgoed en medicijnen), de bescherming van cultureel erfgoed, de bestrijding van illegale handel in wapens en drugs en het tegengaan van dumping en namaakartikelen. Ook houden we toezicht op milieuwetgeving, zoals de handel in beschermde diersoorten en houtsoorten. En dat is slechts een fractie van de 350 regelingen waar we mee te maken hebben.”

Van Schelven: “De Douane is eigenlijk de huisarts aan de grens. De medewerkers in ons targeting-centrum moeten van alles een beetje weten. Er komen bijna 3,5 miljoen aangiftes per dag die we realtime moeten verwerken. Veel van die goederen gaan volledig geautomatiseerd door, maar onze medewerkers zijn getraind op een ‘niet-pluis-gevoel’ om een zogenaamde uitworp te doen. Zij signaleren welke pakketten of containers gecontroleerd moeten worden. Bijvoorbeeld omdat ze vermoeden dat er gemalen neushoorn in zit waarover het Douane laboratorium uitsluitsel moet geven. We hebben hiervoor risicoprofielen opgesteld.”

“De medewerkers kunnen ook ter zake kundige vraagbaken inschakelen. Dat kunnen collega’s zijn of specialisten uit andere uitvoeringsorganisaties, zoals de Inspectie Leefomgeving en Transport, de NVWA of de Inspectie Gezondheidszorg.”

Veltman: “Het werk is bijzonder kennisintensief en kost veel tijd. Met Customs Eye willen we de medewerkers ontlasten die de eerste detectie doen. Daarnaast is het platform ook uit schaarste ontstaan. De vraagbaken werden overvraagd, ondanks uitbreiding. Om toch snel antwoord te krijgen op wat onze medewerkers tegenkomen in het veld, ontstond de vraag: kunnen we het ook slimmer doen?”

Platform Customs Eye

Veltman: “Deze innovatie is een resultaat van het principe ‘think big, act small’. Het einddoel is om alle relevante wetgeving in het platform te krijgen. Als eerste stap hebben we Customs Eye ingezet op geneesmiddelen, omdat daar een duidelijke behoefte lag.”

Van Schelven: “In het kader van de Geneesmiddelenwet hebben we de belangrijke taak om te checken of de samenstelling van medicijnen die over de grens komen wel klopt. De herkenning en beoordeling van risicoproducten vragen veel warenkennis en ervaring.”

Veltman: “Customs Eye is op zo’n manier ingericht dat de medewerker een etiket kan scannen en dan achterliggende documentatie krijgt aangereikt. Ook als het etiket enkel Chinese tekens bevat. De documentatie kan een bijsluiter zijn of informatie over wet- en regelgeving. De complexiteit zit ‘m erin dat best veel bestanden moeten worden ontsloten om een duidelijk beeld te kunnen geven. Dus dat was een grote uitdaging: welke informatie wil je op welke manier beschikbaar stellen aan de medewerker?"

Van Schelven: "En wat heel belangrijk is in dit traject is dat de leercirkel ook weer gesloten wordt."

Veltman: “Ja, als je een pakket uit de stroom haalt, wil je ook weten wat de bevindingen zijn. Die informatie komt nagenoeg realtime terug bij het targeting center. Wat uiteindelijk kan leiden tot een profiel op bepaalde goederen.”

Veel innovatie-zin

Veltman: “Dit soort innovaties vragen best wat tijd. Het idee voor Customs Eye is ontstaan tijdens een innovatiedag in 2017. Toen werden medewerkers uit alle regio’s uitgedaagd met de vraag: Hoe ziet de douane er in 2030 uit? Daar is een aantal mooie scenario's uitgekomen. Customs Eye was een hele praktische toepassing, maar ook bijvoorbeeld het werken met drones."

Van Schelven: “Ik werk nu 6,5 jaar bij de Douane en heb gemerkt dat er heel veel innovatie-zin in de organisatie zit. Er worden op de werkvloer veel ideeën bedacht en ingediend bij de Coördinatiegroep Innovatie, waar Maarten voorzitter van is.”

Veltman: “Onze coördinatiegroep bestaat uit experts die een dwarsdoorsnede van de Douane vormen. Wij adviseren over de ideeën die binnenkomen. We testen, beproeven en verkennen. Bij IT-innovaties bekijken we of het in onze architectuur past. We bepalen of we iets in huis ontwikkelen, of inkopen. Vanuit onze strategische agenda is besloten om Customs Eye in ons eigen Mobile Competence Center (MCC) te ontwikkelen. Ook gaan we op zoek naar een interne sponsor die in zijn werk baat heeft bij de innovatie. Het MT beslist uiteindelijk over onze voorstellen. Als groep zijn wij ook niet verantwoordelijk voor de implementatie van de innovatie. Vaak zijn het dezelfde mensen die de ideeën inbrengen en het ook helemaal gaan uitwerken.”

Van Schelven: “Daarin schuilt ook de drive. Het zijn de medewerkers die weten waar ze het voor doen. Wij zijn een doe-organisatie. Onze mensen gebruiken hun ogen, neus en oren in dit werk. Innovaties moeten aansluiten op die zintuigen van die medewerker. Volgens mij slagen we daar best goed in, doordat we hen steeds vragen: hoe wil jij dan geholpen worden?”

Logistiek is gebaat bij snelheid

Veltman: “Met innovaties zoals Customs Eye wordt het werk van onze douaniers efficiënter en effectiever. Door de productie van onze mensen beter te ondersteunen, hoeven we niet meer mensen aan te nemen.”

Van Schelven: “De kwaliteit van onze beslissingen wordt beter en we kunnen sneller handelen. De logistiek is gebaat bij die kwaliteit en snelheid. De hele sector zit op goederen te wachten, alles is just-in-time. Als wij als Douane langer over controles doen, verstoren wij de handel. Wij willen juist bijdragen aan de concurrentiepositie van ons vestigingsland. En werken daarin ook graag samen.”

Veltman: “Ik ben ervan overtuigd geraakt dat je innoveren echt samen moet doen. Denken in termen van Willie Wortel en Lampje is niet meer van deze tijd. Als je alleen al kijkt naar wat er op AI-gebied gebeurt, die wereld verandert zo snel! Je moet wel samenwerken op het vlak van kennisdeling en het inventariseren van behoeftes.”

Van Schelven: “We zitten in een netwerk van bedrijven, wetenschap en andere douanes als het gaat om onze innovaties. Daarin hebben we onze voelsprieten uitstaan, ook om te voorkomen dat we op verschillende plekken met dezelfde dingen bezig zijn. En voor de drones werken we bijvoorbeeld intensief samen met uiteenlopende partners in de Rotterdamse Haven.”

Douane internationaal bekend als gidsland

Veltman: “Een aantal jaren geleden hebben we ook in Amerika gekeken naar hoe zij dat deden met de risico-selecties in hun targeting centrum.”

Van Schelven: “De Douane is een unieke organisatie in Nederland. Onze counterparts zitten vooral in andere landen. Op het vlak van innovaties werken wij met een aantal landen graag samen. Zo zijn we op dit moment bezig met innovaties op het gebied van algoritme ontwikkeling. Daarvoor heb je massa nodig en die heb je als unieke douane niet.”

Veltman: “Ik denk ook eventjes aan Ports Alliance. Dat is een nieuw internationaal netwerk waarin we verschillende innovaties met elkaar delen. Wat prettig is, is dat de Nederlandse Douane vaak als gidsland wordt gezien. Maar we kunnen ook wel degelijk van andere landen leren.”

Van Schelven: “Dat is ook de aard van ons werk natuurlijk. Wij zijn een internationale organisatie. Als je de grens over gaat met goederen, dan kom je altijd een andere douane tegen. En ik denk dat je ook niet moet veronachtzamen dat de kern van ons werk is nieuwsgierig te zijn.”

Alle ruimte voor ideeën, implementatie uitdagend

Veltman: “Ik zou het andere organisaties ook gunnen dat ze openstaan voor alle ideeën die leven op de werkvloer. Dat je een omgeving creëert waarin er serieus en met verstand naar wordt gekeken en vervolgens de ruimte is om uitgebreid te onderzoeken. Dat voorkomt ook dat je te snel conclusies trekt. Bij onze innovatie ‘Smart-Seals’ hebben we bijvoorbeeld uiteindelijk geld bespaard door niet te snel een commerciële toepassing in gebruik te nemen."

Veltman: “En dan wil ik ook nog wel meegeven wat voor ons een uitdaging is. Het implementeren van innovaties doen we nog heel veel aan de randen van de dag. We zijn nu met een groep mensen echt aan het kijken hoe we voorkomen dat innovaties van tafel vallen in dat traject.”

Van Schelven: “Ik heb in de aanloop naar dit gesprek al gedacht Maarten. Het is eigenlijk wel jammer dat wij als MT niet wat vaker worden betrokken bij wat de coördinatiegroep aan voorstellen krijgt en waar jullie op stuk lopen. We hebben sinds kort om de week een strategisch MT waarin we meer tijd en ruimte inplannen voor grotere vraagstukken. En ik denk dat het heel goed is als de coördinatiegroep eens aanschuift.”

Veltman: “Die uitnodiging neem ik heel graag aan.”

Innovatie Barometer Overheid

Dit artikel is verschenen in het kader van de Innovatie Barometer Overheid. De Innovatie Barometer Overheid is een survey-onderzoek naar innovaties in Nederlandse overheidsorganisaties. In september is het rapport Innovatie Barometer Overheid 2025 verschenen.